Manajemen Humas dan Layanan Khusus

MANAJEMEN HUMAS DAN LAYANAN KHUSUS

By: Eroh, Verni, Abri dan Rahma (PEP Kepengawasan UNM)

A.    Pendahuluan

Istilah atau kata Administrasi dan kata Manajemen sudah sangat populer di kalangan masyarakat, mereka sudah menjalankan administrasi dan manajemen. Yang dimaksud adalah masyarakat yang telah dan sedang menjalankan  praktek kerja. Sedangkan peserta didik belum menyadari  atau memahami  apakah mereka sudah menjalankan administrasi atau manajemen.

Dalam praktek kehidupan masyarakat sudah dikenal istilah-istilah administrai dan manajemen, misalnya pada kantor kelurahan dikenal dengan istilah “biaya administrasi” untuk pembuatan surat-surat (KTP,Kartu Keluarga dan Surat Keterangan lainnnya), Pada tingkat tingkat yang lebih tinggi kadang sering terdengar istilah “ Wah!,...kantor itu payah,…manajemennya tidak beres?..”. Apa makna manajemen disini?, tentunya yang dimaksud adalah pengaturan/pengurusan oleh orang-orang yang memegang jabatan manajemen di kantor tersebut.

Dengan pembelajaran ilmu administarsi dan manajemen dimaksudkan agar para pelaku administrasi  dan  manajemen   dapat  mengatur  di  dalam  organisasinya  dan  melaksanakan pelayanan yang prima pada masyarakat dengan prinsip-prinsip organisasi dan manajemen yang benar. Dengan sistematika administrasi yang baik, pelaksanaan tugas-tugas  administrasi dapat lebih efektif dan efisien. Dengan manajemen yang baik, fungsi–fungsi manajemen dapat bekerja sebagaimana mestinya secara proporsional dan professional.

Bagaimana hubungan antara administrasi dan manajemen ? Untuk menjawab pertanyaan di atas marilah kita tinjau secara ringkas dari studi kasus di atas. Kegiatan administrasi adalah proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Kerja dapat terselenggara bila ada yang orang-orang yang menyelenggarakannya. Masalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah manajemen. Intisari dari pengertian manajemen adalah suatu proses/usaha dari orang- orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi jelas sekarang bahwa antara admistrasi dan manajemen mempunyai hubungan yang sedemikan rupa, administrasi adalah penyelenggaraan kerja (pelayanan) sedangkan manajemen adalah orang- orang yang menyelenggarakan kerja tersebut (proses mengelola SDM dan fasilitas).

B.     Tujuan Administrasi Sekolah

Tujuan pengelolaan administrasi sekolah adalah untuk mencapai tujuan organisasi sekolah yang efektif dan efisien. Efisien (daya guna) adalah proses penghematan 7M + I (man, money, material, machines, methods, marketing, and minutes plus informasi) dengan cara melakukan pekerjaan dengan benar (do things right). Sedangkan efektif (hasil guna) adalah tingkat keberhasilan penapaian tujuan (outcomes) dengan cara melakukan pekerjaan yang benar (do the right things). Efisien lebih memfokuskan pada proses penghematan sedangkan efektif lebih memfokuskan pada output atau hasil yang ditargetkan.

C.     Ruang Lingkup Administrasi Sekolah

Ruang lingkup kegiatan administrasi sekolah dilihat dari segi substansinya meliputi :

1.      Administrasi program pengajaran/kurikulum

2.      Administrasi kesiswaan 

3.      Administrasi kepegawaian (PTK)

4.      Administrasi keuangan

5.      Administrasi perlengkapan / sarana dan prasarana

6.      Administrasi Humas dan Layanan Khusus (BK, Perpustakaan, Laboratorium, Unit koperasi sekolah, unit produksi, kantin, musholla, UKS dll)

Jika dilihat dari segi pengelolaan, administrasi sekolah mencakup perencanaan (planning,) pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (Controling).  Pengorganisasian suatu sekolah bergantung pada jenis, tingkat dan sifat sekolah. Dalam struktur organisasi sekolah terlihat adanya hubungan dan Mekanisme kerja antara kepala sekolah, guru, Siswa dan pegawai Tata Usaha sekolah serta pihak lain di luar sekolah.

Koordinasi, integrasi dan siukronisasi kegiatan-kegiatan pendidikan harus diselenggarakan oleh kepala sekolah untuk mencapai tujuan pendidikan di sekolah, Koordinasi, integrasi dan sinkronisasi kegiatan-kegiatan yang terarah memerlukan pendekatan dan pengadministrasian yang baik.

D.    Rumusan Masalah

Dengan besarnya ruang lingkup Administrasi sekolah tersebut maka dalam makalah ini hanya membatasi pada administrasi humas dan layanan khusus. Untuk mempermudah pembahasan dirumuskan sebagai berikut.

1.      Apakah pengertian administrasi humas, apakah tujuan administrasi humas, bagaimana prinsip – prinsip administrasi humas, apa fungsi humas, dan bagaimana pelaksanaannya?.

2.      Apakah pengertian layanan khusus di sekolah, apa saja jenis – jenis layanan khusus disekolah, dan bagaimana pelaksanaannya?

E.     Administrasi Humas

Humas merupakan mediator yang berada diantara pimpinan organisasi dengan publiknya. Humas juga dikenal dengan nama publik relation (PR). Olehnya itu humas/publik relation adalah aktivitas yang menghubungkan antara organisasi dengan masyarakat (publiknya) untuk mencapai tujuan organisasi dan masyarakat dengan dengan produk (luaran) yang dihasilkan.

Tujuan penyelenggaraan administrasi humas ini anatara lain :

1.      Meningkatkan dukungan dan bantuan secara kongkret dari masyarkat

2.      Menimbulkan dan membangkitkan rasa tanggung jawab masyarakat terhadap keberlansungan program pendidikan.

3.      Meningkatkan citra baik bagi sekolah terhadap stokholdernya dengan sasaran terkait yaitu dengan pihak internal maupun pihak eksternal.

4.      Membuka secara luas kepada para pemakai produk/lulusan dan pihak – pihak terkait untuk berpartisipasi dalam meningkatkan mutu pendidikan.

Untuk mencapai tujuan humas tersebut harus berpegang teguh dengan prinsip – prinsip nyelenggaraan humas. Prinsip – prinsip humas tersebut menurut Fasli Jalal dan Dedi Supriyadi (2001) ada 8 dan disingkat dengan “TEAM WORK”. Kedelapan prinsip tersebut adalah :

1.      T = Together (kerja sama dalam bekerja untuk mencapai tujuan yang sama).

2.      E = Emphaty (pandai merasakan perasaan orang lain, menghargai pendapat dan kerja orang lain sehingga akan timbul rasa solidaritas dan toleransi).

3.      A = Asist (saling membantu, menghindari kompetisi negatif).

4.      M = Maturity (dewasa dalam bertindak, sehingga mampu mengendalikan diri dan emosi pribadi).

5.      W = Willingness (saling mematuhi aturan yang dibuat bersama).

6.      O = Organization (teratur, menjalankan tugas sesuai tupoksi masing – masing).

7.      R = Respect (saling menghormati, mengormati yang tua dan menyanyangi yang muda).

8.      K = kindness (berbaik hati, menjungjung tinggi etika dan moral, santun).

Menurut Edward L. Bernay administrai humas ini mempunyai tiga fungsi utama yaitu :

1.      Memberikan penerangan kepada masyarakat.

2.      Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung.

3.      Menyelaraskan sikap dan perbuatan (budaya) organisasi/lembaga dengan budaya masyarakat atau sebaliknya.

Dalam pelaksanaan administrasi humas yang harus diperhatikan adalah menyusun sasaran mutu yang ingin dicapai, membuat prosedur kerja, melaksanakan program dengan cara membuat form – form, dan mengevaluasinya dengan cara melakukan audit internal maupun eksternal.

Contoh – contoh sasaran mutu, prosedur kerja dan pelaksanaan kerja dalam bentuk form – form (terlampir)

Jadi dapat disimpulkan bahwa administrasi humas meliputi tiga hal yaitu :

1.      Hubungan kerja sama sekolah dengan orang tua dan komite sekolah.

2.      Hubungan sekolah dengan lembaga/institusi lain.

3.      Partisipasi sekolah dalam kegiatan masyarakat.

F.     Administrasi Layanan Khusus Sekolah

Manajemen layanan khusus di suatu sekolah merupakan bagian penting dalam Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) yang efektif dan efisien. Sekolah merupakan salah satu sarana yang dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas dari penduduk bangsa Indonesia. Sekolah tidak hanya memiliki tanggung jawab dan tugas untuk mlaksanakan proses pembelajaran dalam mengembangkan ilmu penegetahuan dan teknologi saja, melainkan harus menjaga dan meningkatkan kesehatan baik jasmani maupun rohani peserta didik. Hal ini sesuai dengan UUSPN Bab 11 Pasal 4 yang memuat tentang adanya tujuan pendidikan nasional.Untuk memenuhi tugas dan tanggung jawab tersebut maka sekolah memerlukan suatu manajemen layanan khusus yang dapat mengatur segala kebutuhan peserta didiknya sehingga tujuan pendidikan tersebut dapat tercapai.

Manajemen layanan khusus di sekolah pada dasarnya ditetapkan dan di organisasikan untuk mempermudah atau memperlancar pembelajaran, serta dapat memenuhi kebutuhan khusus siswa di sekolah. Pelayanan khusus diselenggarakan di sekolah dengan maksud untuk memperlancar pelaksanaan pengajaran dalam rangka pencapain tujuan pendidikan di sekolah. Pendidikan di sekolah antara lain juga berusaha agar peserta didik senanatiasa berada dalam keadaan baik. Baik disini menyangkut aspek jasmani maupun rohaninya. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen layanan khusus adalah suatu proses kegiatan memberikan pelayanan kebutuhan kepada peserta didik untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar tujuan pendidikan bisa tercapai secara efektif dan efisien.

G.    Jenis - Jenis Layanan Khusus

Pelayanan khusus yang diberikan sekolah kepada peserta didik, antar sekolah satu dengan sekolah lainnya pada umumnya sama, tetapi proses pengelolan dan pemanfaatannya yang berbeda. Beberapa bentuk manajemen layanan khusus yang ada di sekolah antara lain:

Beberapa bentuk manajemen layanan khusus yang ada di suatu sekolah antara lain:

1)    Layanan Perpustakaan Peserta Didik

Perpustakaan merupakan salah satu unit yang memberikan layanan kepada peserta didik, dengan maksud membantu dan menunjang proses pembelajaran di sekolah, melayani informasi-informasi yang dibutuhkan serta memberi layanan rekreatif melalui koleksi bahan pustaka.

Menurut Supriyadi (1983) dalam buku Manajemen Peserta Didik oleh Ali Imron mendefinisikan perpustakaan sekolah sebagai perpustakaan yang diselenggarakan di sekolah guna menunjang program belajar mengajar di lembaga pendidikan formal seperti sekolah, baik sekolah tingkat dasar maupun menengah, baik sekolah umum maupun kejuruan. Selain itu, perpustakaan sekolah adalah salah satu unit sekolah yang memberikan layanan kepada peserta didik di sekolah sebagai sentra utama, dengan maksud membantu dan menunjang proses belajar mengajar di sekolah, melayani informasi-informasi yang dibutuhkan serta memberikan layanan rekreatif melalui koleksi bahan pustaka (Imron, 1995:187). Dari definisi-definisi tersebut tampaklah jelas bahwa perpustakaan sekolah merupakan suatu unit pelayanan sekolah guna menunjang proses belajar mengajar di sekolah.

Untuk membantu penyelenggaraan perpustakaan yang baik maka perlu diadakan administrasi perpustkaan yaitu :

a.       Pengelola

b.      Ruang perpustakaan

c.       Program kerja

d.      Perlengkapan , seperti Kartu anggota perpustakaan, kartu peminjaman,dan kartu katalog.

2)    Layanan Kesehatan Peserta Didik

Layanan kesehatan di sekolah biasanya dibentuk sebuah wadah bernama Usaha Kesehatan Sekolah (UKS). Usaha kesehatan sekolah adalah usaha kesehatan masyarakat yang dijalankan sekolah.

Menurut Jesse Ferring William pada buku Pengelolaan Layanan Khusus Di sekolah oleh Kusmintardjo (1992) mendefinisikan layanan kesehatan adalah sebuah klinik yang didirikan sebagai bagian dari Universitas atau sekolah yang berdiri sendiri yang menentukan diagnosa dan pengobatan fisik dan penyakit jiwa dan dibiayai dari biaya khusus dari semua siswa. Selain itu layanan kesehatan juga dapat diartikan sebagai usaha sekolah dalam rangka membantu (mungkin bersifat sementara ) murid-muridnya yang mengalami persoalan yang berkaitan dengan kesehatan.

Dengan demikian dapatlah dikatakan bahwa layanan kesehatan peserta didik adalah suatu layanan kesehatan masyarakat yang dijalankan di sekolah dan menjadikan peserta didik sebagai sasaran utama, dan personalia sekolah yang lainnya sebagai sasaran tambahan (Imron, 1995:154)

3)    Layanan Asrama Peserta Didik

Bagi para peserta didik khususnya jenjang pendidikan menengah dan pendidikan tinggi, terutama bagi mereka yang jauh dari orang tuanya diperlukan diperlukan asrama. Selain manfaat untuk peserta didik, asrama mempunyai manfaat bagi para pendidik dan petugas asrama tersebut.

4)    Layanan Bimbingan Dan Konseling

Layanan bimbingan dan konseling adalah proses bantuan yang diberikan kepada siswa dengan memperhatikan kemungkinan dan kenyataan tentang adanya kesulitan yang dihadapi dalam rangka perkembangan yang optimal, sehingga mereka memahami dan mengarahkan diri serta bertindak dan bersikap sesuai dengan tuntutan dan situasi lingkungan sekolah, keluarga dan masyarakat.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan bimbingan dan konseling adalah salah satu kegiatan bantuan dan tuntunan yang diberikan kepada individu pada umumnya dan siswa pada khususnya di sekolah dalam rangka meningkatkan mutunya.

Untuk menunjang pelaksanaan BK maka perlu adanya administrasi BK antara lain program BK, buku pribadi peserta didik, kartu kasus, peta kelas, buku catatan khusus, peta peserta didik, sosiogram/sosiogram.

5)    Layanan Kafetaria Peserta Didik

Kantin/ warung sekolah diperlukan adanya di tiap sekolah supaya makanan yang dibeli peserta didik terjamin kebersihannya dan cukup mengandung gizi. Para guru diharapkan sekali-kali mengontrol kantin sekolah dan berkonsultasi dengan pengelola kantin mengenai makanan yang bersih dan bergizi. Peran lain kantin sekolah yaitu supaya para peserta didik tidak berkeliaran mencari makanan keluar lingkungan sekolah.

Layanan kafentaria adalah layanan makanan dan minuman yang dibutuhkan oleh peserta didik disela-sela mengikuti kegiatan belajar mengajar di sekolah sesuai dengan daya jangkau peserta didik. Makanan dan minuman yang tersedia di kafentaria tersebut, terjangkau dilihat dari jumlah uang saku peserta didik, tetapi juga memenuhi syarat kebersihan dan cukup kandungan gizinya.

6)    Layanan Laboratorium/unit produksi/bengkel Peserta Didik

Laboratorium/unit produksi/bengkel diperlukan peserta didik apabila mereka akan mengadakan penelitiam yang berkaitan dengan percibaan-percobaan tentang suatu obyek tertentu. Laboratorium/unit produksi/bengkel adalah suatu tempat baik tertutup maupun terbuka yang dipergunakan untuk melakukan penyelidikan, pecobaan, pemraktekan, pengujian, dan pengembangan. Laboratorium/unit produksi/bengkel sekolah adalah sarana penunjang proses belajar mengajar baik tertutup maupun terbuka yang dipergunakan untuk melaksanakan praktikum, penyelidikan, percobaan, pengembangan dan bahkan pembakuan.

Agar penggunaan laboratorium dapat tertib maka diperlukan adanya administrasi laboratorium antara lain pengelola lab, ruang lab, perlatan dan bahan lab, pemeliharaan dan penempatan, tatib dan keamanan, kegiatan lab dan pelaporan. Contoh form adminitrasi lab terlampir.

7)    Layanan Koperasi Peserta Didik

Layanan koperasi mendidik para peserta didik untuk dapat berwirausaha. Hal ini sangat membantu peserta didik di kehidupan yang akan datang. Koperasi sekolah adalah koperasi yang dikembangkan di sekolah, baik sekolah dasar, sekolah menengah, maupun sekolah dan dalam pengelolannya melibatkan guru dan personalia sekolah. Sedangkan koperasi peserta didik atau biasa disebut disebut koperasi siswa (Kopsis) adalah koperasi yang ada di sekolah tetapi pengelolaanya adalah oleh pesera didik, kedudukan guru di dalam Kopsis adalah sebagai pembimbing saja

8)    Layanan Keamanan

Layanan keamanan yaitu layanan yang dapat memberikan rasa aman pada siswa selama siswa belajar di sekolah misalnya adanya penjagaan oleh satpam sekolah.

9)    Layanan keagamaan

Layanan keagamaan mendidik para peserta didik untuk dapat menjalankan ajaran agamanya dengan baik.

H.    Substansi Manajemen Layanan Khusus

Substansi Manajemen Layanan Khusus berdasarkan proses manajemen adalah sebagai berikut:

1.      Perencanaan, meliputi analisis kebutuhan layanan khusus bagi warga sekolah dan penyusunan program layanan khusus bagi warga sekolah

2.      Pengorganisasian, berupa pembagian tugas untuk melaksanakan program layanan khusus bagi warga sekolah

3.      Penggerakan, meliputi pengaturan pelaksanaan perpustakaan, koperasi sekolah, ketrampilan, unit kesehatan sekolah, ekstakulikuler, tabungan, keagamaan, kantin, perpustakaan, kafetaria, dan layanan khusus lainnya.

4.      Pengawasan, meliputi pemantauan program layanan khusus dan penilaian kinerja program layanan khusus bagi warga sekolah.

I.     Keterkaitan Antara Manajemen Layanan Khusus Dengan Sarana Dan Prasarana Sekolah.

Sarana dan prasarana pendidikan sangat penting kehadirannya guna menunjang kesuksesan pendidikan di sekolah. Manajemen perlengkapan sekolah dapat didefinisikan sebagai proses kerjasama pendayagunaan semua perlengkapan pendidikan secara efektif dan efisien. Sarana pendidikan adalah semua perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan disekolah. Contohnya ruang kelas, meja, kursi, bangku, papan tulis, dan media pendidikan lainnya.  Prasarana pendidikan adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan contoh,  laboratorium, kamar mandi, halaman sekolah, tempat parkir kendaraan, ruang usaha kesehatan sekolah.

Kaitan antara manajemen layanan khusus dengan sarana dan prasarana yang ada di sekolah sangat berkaitan erat dalam mencapai tujuan sekolah. Keduanya saling mempengaruhi satu sama lain. Jika sarana dan prasarana merupakan piranti atau kelengkapan dalam sekolah, maka layanan khusus merupakan bagian dari sarana dan prasarana. Contohnya Ruang UKS masuk kedalam prasarana karena ruangan merupakan kelengkapan dasar dalam sekolah tapi dirasakan secara tidak langsung, kegiatan UKS ini dapat masuk kedalam layanan khusus dalam sekolah karena sekolah memberikan pelayanan bagi siswa yang sakit dalam hal ini dapat memberikan rasa kenyamanan dalam kegiatan belajar dan mengajar. Kegiatan Belajar mengajar masih dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya layanan khusus, tapi kegiatan belajar mengajar akan terganggu jika sarana dan prasarana tidak dapat terpenuhi.  

Disamping itu dapat pula dikatakan bahwa pelayanan khusus terhadap siswa dapat terlaksana bila didukung dengan ketersediaan sarana prasarana yang dibutuhkan. Peran humas dalam memediasi kebutuhan siswa baik eksternal (dengan komite sekolah) maupun internal (sesama guru) juga sangat dibutuhkan untuk membantu kelancaran pengadaan sarana dan prasarana yang dibutukan.

Berikut disajikan bagan keterkaitan antara siswa, humas dan sarana prasarana :

 Gambar 1. Keterkaitan antara siswa, humas, sarpras dan layanan khusus

J.      Kesimpulan

1.      Administrasi humas merupakan suatu manajemen untuk menjaga dan meningkatkan kualitas hubungan dan nama baik sekolah di mata pihak ekternal sekolah.

2.      Administrasi layanan khusus merupakan suatu kegiatan penunjang/utilitas/penyediaan fasilitas sekolah.

Dalam pelaksanaan administrasi humas/layanan khusus dimulai dari penetapan sasaran mutu, prosedur kerja, pelaksanaan kerja dengan membuat form – form kerja, dan evaluasi kerja dengan cara mengaudit secara internal maupun eksternal.

Letakkan kode iklan yang tadi sudah sobat parse disini